Plnění plánů: Jak to zajistit?

Součástí vedení lidí a týmů je celá řada dílčích částí, které musí odpovědný manažer zvládnout. Správný výběr členů týmu, jejich zapracování, operativní řízení, budování týmů po zvyšování efektivity a řešení problémů. To všechno vyžaduje nějaký vytyčený rámec, plán, který bude tým plnit. Jak na to?

Když plnění plánů a dílčích úkolů v týmu dobře funguje, přispívá to nejen k vyšší efektivitě a dosahování obecných cílů managementu, ale také k lepšímu vztahu mezi vedením a zaměstnanci.

Pozor na nereálné termíny!

Dovolím si začít malým příběhem: jedna nejmenovaná ředitelka firmy strávila mnoho hodin přípravou a zpracováním téměř dokonalých plánů. Součástí byly i dílčí úkoly pro nižší management včetně termínů, do kdy mají být jednotlivé kroky splněny. Vše vypadalo krásně a mělo nést to správné ovoce.

Bohužel ale dokonalá představa dostala značné trhliny hned zpočátku realizace z jednoho jediného důvodu. Kvůli časové zaneprázdněnosti předala svým podřízeným vypracované plány až asi za 3 týdny po jejich zpracování a nechala uvedené termíny úkolů, jak je měla stanovené původně. Tím došlo k tomu, že některé úkoly měly být hotové už ve chvíli, kdy je příslušní pracovníci dostali na stůl.

I sebelepší plán může ztroskotat

Můžeme si říci, že nejde o žádnou katastrofu, termíny se prostě posunou. To je sice možné, ale došlo k tomu, že její hodnota v očích podřízených se snížila a zároveň se snížil i jejich respekt k ní a důvěra v její vedení. Vyřešení situace pak vyžadovalo zvýšené úsilí, čas, který by se jinak dal využít efektivněji a velkou důslednost v následujících týdnech.

Neřeknu určitě nic nového, když prohlásím, že sebelepší plán bez jasných, realizovatelných termínů a zodpovědných osob může zůstat jen krásným snem.

Aby došlo k realizaci a tým cítil, že má jisté, jasné kompetentní vedení, je třeba dodržet následující:

1. Každý plán musí být jasný, srozumitelný a jednotlivé kroky a termíny na sebe musí logicky navazovat.
2. Termíny jednotlivých akcí a činností musí být splnitelné.
3. Příkazy je nutné zadávat včetně termínů jejich splnění.
4. Splnění příkazů v daném termínu musí někdo kontrolovat.

Na co se nejčastěji zapomíná?

V praxi se často opomíjí zejména body 1. a 2. a nejvíce bod 4. A to zejména v těch firmách, kde je management přetížený buď běžnou operativou, administrativou nebo neochotou či neschopností práci delegovat na podřízené, a tak nezbývá čas. A přitom právě dobré plánování a zadávání příkazů, které z plánu vycházejí, a jejich důsledná kontrola jsou tím, co čas přináší, zvyšuje efektivitu celého týmu, zmírňuje zmatky a přepracovanost a vytváří pocit bezpečí a důvěry ve vedení firmy.